عروض وظائفنا

الملخص الوظيفي – سكرتير تنفيذي

الهدف الأساسي:

توفير الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة العليا، وضمان سير الأعمال اليومية بسلاسة وكفاءة، مع الحفاظ على سرية المعلومات والتنسيق بين مختلف الأقسام.

المهام الرئيسية:

1. إدارة المراسلات والاجتماعات:

   • تنظيم جدول المدير التنفيذي ومواعيد الاجتماعات.

   • إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات التنفيذية.

   • تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وجدولة المكالمات الهاتفية ومؤتمرات الفيديو.

2. الدعم الإداري:

   • إعداد التقارير والعروض التقديمية والعروض البيانية.

   • تجهيز المستندات الرسمية والوثائق الإدارية.

   • متابعة البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة والصادرة.

3. التنسيق الداخلي والخارجي:

   • التواصل مع الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ السياسات والإجراءات.

   • التنسيق مع العملاء والموردين وأصحاب العلاقة الخارجيين.

4. إدارة الملفات والسجلات:

   • تنظيم وحفظ الملفات والمستندات بطريقة مرتبة وسهلة الوصول.

   • متابعة العقود والمستندات القانونية والإدارية.

5. الدعم الخاص للإدارة العليا:

   • مساعدة المدير في إعداد الخطط والتقارير الشهرية والسنوية.

   • تقديم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.

المهارات المطلوبة:

• مهارات تنظيمية وإدارية عالية.

• قدرة على إدارة الوقت والعمل تحت ضغط.

• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.

• إجادة استخدام الحاسوب وبرامج المكتب (MS Office، البريد الإلكتروني، أنظمة إدارة الملفات).

• مهارات التعامل مع المعلومات السرية والحرص على الخصوصية.

المؤهلات:

• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

• خبرة عملية من 2 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة العليا.